企業の中では日々、決まった業務「ルーチンワーク」や「雑務作業」というものがあります。
昨今労働人口の減少や教育過程で人が辞めてしまったりと、上層部や管理者の仕事は滞る状況が多い中、注目されてきているのが「アウトソーシング」「BPO」です。

採用コスト、育成コスト、管理コストをかけない。
社員を抱えることなく、作業効率を向上させる方法をここではご紹介していきましょう。

アウトソーシングとは?

アウトソーシングとは、直訳すると「外注・外部委託」という意味です。
アウトソーシングの検討となり得る業務は以下の通りです。

  • 業務量のバラつきが大きく、一時的に負荷が大きくなってしまう業務
  • わざわざ社員がやる必要がない雑務・ルーティン作業
  • 土日や夜間に作業する必要がある業務
  • 人材が定着せず教育コストが大きく発生している業務

特徴で言うと、アルバイトでもやれる専門性のないもので労力を消耗しているならば、アウトソースを利用した方が効率的となります。

BPOの意味は?

アウトソーソングの一部となる「BPO」ですが、経営戦略の一環として業務全体を1つのパッケージとして受け負うことです。
BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)の略語です。

  • 経営資源の集中
  • 会社全体のバックアップをしてくれる
  • 社員のコア業務集中を実現
  • コスト削減
  • 専門スキルの活用
  • セキュリティリスクの低減

専門スキルが必要となる場合や、構築からを依頼する場合はBPOサービスを利用した方が効率的です。

どちらを選択すれば良い?

ファーストフードで例えるならば
アウトソーシングは単品。BPOはセットメニュー、とイメージして下さい。

アウトソーシング

単発・一部の業務のみ
一時的に必要になった時のみ発注するもの
例:テレマーケティング、印刷、物流、WEB広告、HP作成、イラスト、派遣

アウトソーシングは、単発での依頼になりますので、常駐しているというよりは、商品が出来上がったら連絡が来るなどのやり取りになる場合が多いです。
イラストレーターさんに、イラストを依頼する例がわかりやすいかと思います。
納期がいつで、どれくらい上がってくるか、等を簡単に相談し、すぐに始められるのが、強みでしょう。

BPO

日常業務すべてを委託・ノンコア業務・ルールか可能なあらゆる業務
例:IT、経理事務、運営、データ処理、マーケティング、フォーム、コールセンター、コンサル

BPOは、部署単位、又はプロジェクト単位など、別部署が外部にあるイメージです。
ですので、常にチャットツール等のコミュニケーションツールを利用し、BPO業者と密接にかかわって行くことになります。

アウトソーシングとは違い、依頼してから構築するまでの時間がかかる分、マニュアルの作成やルールの設定も細かく行われます。長く、深い関わりになる事がほとんどかと思いますので、その点を吟味することが必要になるでしょう。

昨今では人手不足の傾向もあり、一時的な業務委託(アウトソーシング)よりもBPOが主流になってきてます。
というのも、アウトソーシングと違い経理や人事、コールセンター部門といった専門的な業務を丸ごと委託することになるため、運用方針から採用に至るまで、一貫して任せることが可能だからです。

その結果、現場でしかできないコア部分に重点的に取り組むことができ、更なる企業の発展へと繋がります。

価格帯の検討

BPOの価格は企業と業務領域により大きく異なります。
複数社見積を取りましょう。

  • コスト
  • 専門性
  • 実績
  • 企業規模
  • セキュリティ

価格帯の検討で大切なのは、規模の大きさ、値段の高さだけではありません。
BPOは数々の専門分野があります。

まずは、どの専門を導入したいかを絞ってから業者選びをするとよいでしょう。

  • システムエンジニアを数多く抱える「IT開発」専門
  • 顧客管理に長けたベテランアポインターを揃える「コールセンター」専門
  • 企業簿記・FP・会計士などの経理系資格取得スタッフで構成された「経理」専門

一度に多くのBPOを抱えるより、コストを安く抑えることが出来ます。

まとめ

ここまで、BPOサービスについてお話してきましたがアウトソーシングが普及してきたのには訳があります。

コストダウン

アウトソーシングで一番重視されるコストダウンですが、一番早く、そして大きくコストを抑えられるのは、固定費です。
自社で社員を雇うと、いつ辞めるかも知れないその社員にかかる採用コスト、管理コストが毎月かかってきます。
更に、求めている人材とは違った、と思った時でも、会社都合で退職を迫ることは困難です。

BPOであれば、外部発注なので相手が勝手に辞めるという事態も起こらなくなり、逆に、思っていた効果が得られない場合は契約を解除するということも可能です。

リソース補填

物流・福祉業界・建設は圧倒的な人材不足です。
社長自ら経理や会計に回っている企業も、全く珍しくありません。
そこに、経理会計をBPOに任せたらどうなるでしょう。

社長として本来やらなくてはならない指示、改善、対策などを全うできるようになり、企業戦略に取り組むことができます。

人手不足により満足のいくサービスを提供できない結果、顧客の不満度が溜まり、サービスの質が低下していくという悪循環が起こるのです。

新規部署はサービスの土台を作るために、BPOはとても力強いパートナーとなってくれるでしょう。